POS 하나로 약국 재고율 50% '뚝'

• 3천 품목 구매·판매 등 원스톱 관리…비수기 공격적 대응

약국에서 일반약을 포함한 OTC 품목은 결제 회전기일이 보통 3개월에서 길게는 6개월 가량 소요된다.

때문에 사입량이 많은 성수기 결제분이 불황 시기에 닥치거나 종소세 압박이 있는 달의 경우 고전하는 약국이 의외로 많다.

계절별 내 약국의 매출 추이와 제품 트렌드 파악, 재고관리 분석은 엄두낼 수 없는 경우도 다반사.

20여년의 약국 내공에 최근 1년 간 POS를 접목해 재고율을 50% 이상 줄이고 제품 사입·판매·결제·재고를 완벽하게 관리하고 있는 서울 광진구 화양종로약국 김호정 약사(48·우석대)의 약국 경영 노하우를 소개한다.

"얼마 투자해 판매·순익 내고 있나" 목적의 명확성

김호정 약사도 초창기 개국 시절에는 이렇다할 관리를 하지 못했다. 지금처럼 IT 시스템이 체계적으로 갖춰지지 않았기 때문인 것도 이유이거니와, 이렇다할 바로미터가 없었던 것. 때문에 유통전산관리라고 해봤자 엑셀 수준에 머물렀던 것이 사실이다. "내 약국에서 얼마에 제품이 사입·판매되고 얼마나 순익을 내는지, 또 어떤 손님이 언제 많이 오는지, 어떤 계절에 사입이 많고 적어 이에 대비해야하는지 '감'에 의존하는 시대는 지났어요."

김 약사는 정확한 근거를 통한 합리적 결제를 통해 고객과 거래업체 관리를 효율적으로 해야 진정한 '약국경영'이라고 믿는다.

때문에 자신의 약국에 제품 사입·판매·결제·재고의 유통 흐름을 시기별로 명확히 파악하는 것이 경영의 첫걸음이라고 강조한다.

이에 김 약사는 그간 1년의 시행착오 끝에 POS를 약국 유통업무에 적용, 활용하고 있다.

스크린 모니터까지 POS 장비 30만원 미만에 해결

"POS가 어렵고 귀찮은데 비싸기까지 하다고요? 천만에요. 이것만큼 싸고 효율적으로 약국을 관리할 수 있는 것이 없어요."

POS를 사용하는 대부분의 약국이 그 '맛'에 빠져 예찬론자가 된다지만 김 약사의 경우는 특별하다.

값비싼 POS를 들여놓고 가격 찍고 재고 추정치로만 사용하는 약국이 의외로 많다는 것을 감안할 때는 더욱 그렇다.

"사실 최첨단 POS 장비들도 있죠. 하지만 '얼마짜리'가 중요한 것이 아니라 '얼마나' 잘 활용하는 것이 중요해요. 저는 제 약국의 유통과정과 흐름, 통계를 활용해 다양한 형식의 자료로 응용하는 것에 사용 초점을 맞췄습니다."

김호정 약사의 POS 장비 사용과정. 30만원이 채 안들었다. 영수증 발급 겸용인 팜페이 기기로 롤 용지도 무료로 사용한다. 김 약사는 POS를 전문약 재고에도 활용해 교품(맨 우측 세로사진)까지 왕성하게 하고 있다.

김 약사는 터치스크린 모니터와 1차원 바코드 리더기, 가격 표시기를 총 30만원 미만에 구입해 이를 ETC와 OTC 모두에 활용하고 있다.

영수증 출력의 경우 팜페이 단말기를 사용하면 기계값과 롤 용지 모두를 무료로 사용할 수 있다. 요즘 같은 약국 영수증 발급 시대에 경비 절감이 쏠쏠하다고.

프로그램도 무료로 사용한다. 최근 PM2000에서도 POS가 탑재돼 무료로 사용할 수 있는 길이 열렸지만 종종 있는 제약사의 이벤트를 잘 활용하면 PM2000 외에도 무료로 사용할 수 있는 경우가 생긴다고.

이렇게 값 싸게 구입해 활용하고 있는 POS 경력이 어느덧 1년 째. 김 약사는 3000여 품목에 달하는 제품의 사입·판매·결제·재고를 완벽하게 통제, 특히 사용 전보다 재고를 절반 가량 줄이는 성과를 얻었다.

POS 사용 1년… 시행착오 끝에 재고율 50% 줄여

먼저 사입관리를 들여다보자. 김 약사는 제품이 약국에 들어오면 사입관리에서 상세정보를 빼곡히 기록한다. 특히 전문약의 경우는 유효기간을 등록해 재고 임박 제품군을 파악, 각별히 신경쓴다.

그 다음은 판매·재고 관리다. POS의 최강점이라고 꼽을 수 있는 기능은 판매 관리. 조제약, 일반약, 외품 할 것 없이 찍는 순간 판매·재고 관리가 동시에 이뤄진다.

단, 전문약 가운데 대체조제가 불가피한 경우와 2개의 완제품이 1개의 큰 박스에 들어 있는 일부 건기식의 바코드 오류 제품의 경우 수정이 불가피하지만 드물기 때문에 큰 번거로움은 없다.

이렇게 하다보니 예전에는 하루를 정해 일일이 세봐야 했던 재고관리가 컴퓨터 하나로 그 자리에서 해결돼 능동적인 경영이 가능하다는 것이다.

마지막으로 유통에서 가장 중요하다고 할 수 있는 결제관리다. 각 업체마다 잔고 회전 기일을 적절히 활용하면 할인혜택 등 이점을 최대한 살릴 수 있다.

화양종로약국 김호정 약사.

김 약사는 사입, 판매, 재고 관리뿐만 아니라 내방고객들의 성별, 연령비, 연령대 추정치를 모두 POS 프로그램에 기입해 제품의 흐름과 계절별 트렌드를 파악했다.

이렇게 데이타가 쌓여갈 수록 차후 사입할 제품의 데이타가 명확히 산출되고 결재 기일을 조절할 수 있게 됐다고.

"예를 들어 비교적 연중 호기인 9월에는 사입량이 많아질 수밖에 없어요. 하지만 1~2월에 결제한다면 이때엔 불경기라 자금압박이 생기죠. 불황이 장기간 지속되면 그 부담이 가중되고요. 사입-결제 메커니즘에 익숙치 못한 새내기 약국장들이 고전하는 이유가 여기에 있습니다."

김 약사는 POS로 미리 예측해 매출악화 기간 직전으로 결제일을 맞추거나 당월 결제로 회전일을 단축시키는 역발상으로 결재액을 줄이는 한편, 매출 등락에 따라 능동적으로 사입량을 조절해 불경기에 대처한다.

"단순히 '손님이 줄었다'는 감으로는 내 약국의 진단과 향후 전망을 쉽게 내릴 수 없어요. 명확한 데이터를 산출해 분석할 수 있다면 불경기에도 능동적인 경영 관리가 가능하죠. 약국 POS, 적극 추천합니다."

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