일련번호 의무화에 맞춰 지정·전문의약품의 공급내역과 입·출고 보고가 변화되지만 긴급한 상황이 발생하거나 제한적인 사유에 따라 이를 예외로 인정받는 경우가 있다. 이 때 제약·도매 업체들은 관련 사유를 반드시 전산상 (코드)입력해야 한다.

심사평가원 산하 의약품관리종합정보센터는 현장에서 별도로 취급하거나 예외적인 상황에 맞게 인정되는 사유와 그에 따른 보고방법을 최근 제시했다.

예외적 상황이란 긴급하거나 별도의 예외적인 경우가 생기면 보고내역 중 비고란을 활용해 이를 입력하는 상황을 말한다. 전산상 예외 코드는 'ZA', 'ZB', 'ZC', 'ZD', 'ZE'로 구분된다.

9일 보고방법을 보면, 먼저 메르스사태가 발생해 긴급하게 해당 약제들을 공급하는 경우에는 비고란에 'ZA'와 사유를 작성한다.

업체별로 구축된 자체전산 시스템망이 장애를 일으켜 실시간 일련번호 보고가 제대로 이뤄지지 않을 때는 시스템 복구가 이뤄진 시점에 즉각 보고하되, 비고란에 'ZB'를 입력하고 사유를 적으면 된다. 단 정보센터는 단순 접수오류나 실수는 해당되지 않는다고 강조했다.

서류상 거래가 실제 거래 전후로 진행돼 거래명세서와 실제 운송일자가 맞지 않을 때도 있다. 공급내역보고에서 '공급일자'는 '거래명세서'의 날짜로 실제 약제가 다른 날 배송될 때 발생하는 상황이다.

이럴 땐 비고란에 'ZC'를 기입하고 실제 운송일자를 비고란에 기입한다. 기입순서는 '해당 년+월+일' 순으로 한다.

약가인하 때문에 반품이 밀려 들어오는 경우도 있다. 이 때 업체들은 대표코드 또는 표준코드 단위로 반품을 보고한 후 출고보고 하면 된다. 제조번호와 유효기간을 확인하기 어렵다면 생략할 수 있다. 예외 코드는 'ZD'로 기입한다.

약국이 개·폐업 하면서 약이 양도(A약국)·양수(B약국) 되는 경우에도 대표코드 또는 표준코드 단위로 반품보고 후에 출고 보고해야 한다.

제조번호와 유효기간을 확인하기 어렵다면 생략 가능하다. 코드는 'ZE'를 표기하되 반드시 반품·출고 보고가 존재해야만 하고 공급일자도 같아야 한다.